Three useful MS Excel tips

பயனுள்ள மூன்று MS-Excel உதவிக் குறிப்புகள்

எக்சல் டூல் பாரில் கல்குலேட்டர்

கல்குலேட்டருக்கெல்லாம் ஒரு கல்குலேட்டர் எம்.எஸ்.எக்சல் என்பது நீங்கள் அறிந்த விடயம்தான். எனினும் சில வேளைகளில் எக்சலில் பணியாற்றும் போது வழமையான கல்குலேட்டரும் உங்களுக்கு அவசியப் படலாம். அப்போது விண்டோஸுடன் இணணந்து வரும் கல்குலேடரை நீங்கள் ப்ரோக்ரம்ஸ் பட்டியலிலிருந்து எடுத்துப் பயன் படுத்தியிருப்பீர்கள். அந்த கல்குலேட்டரை டூல் பாரில் நுளைத்துக் கொள்வதற்கான வசதியை எக்சல் தருகிறது.

அதனைப் பெற்றுக் கொள்ளப் பின்வரும் வழி முறையைக் கையாளுங்கள். எக்சல் விண்டோவில் Tools மெனுவில் Customize தெரிவு செய்யுங்கள். அப்போது தோன்றும் டயலொக் பொக்ஸில் Commands டேபைத் தெரிவு செய்யுங்கள். அங்கு Categories பட்டியலிலிருந்து Tools தெரிவு செய்யுங்கள். பின்னர் Commands பட்டியலிலிருந்து கல்குலேட்டர் ஐக்கன் கொண்ட Custom தெரிவு செய்யுங்கள். பின்னர் அதனை விரும்பிய டூல் பாரின் மேல் இழுத்துப் (Drag & Drop) போட்டு விட்டு டயலொக் பொக்ஸை மூடி விடுங்கள்.

உடனடி வரைபு

எம்.எஸ்.எக்ஸலில் வரைபுகளை (Chart) நுளைக்கும்போது ஒரு (Wizard) விசர்ட் தோன்றி வழி நடத்தும். அந்த விசர்டில் நான்கு கட்டங்கள் இருக்கும்.. ஆனால் அதனைவிட இலகுவாக உடனடியாக வரைபுகளை உருவாக்கக் கூடிய வசதியை எக்சல் தருகிறது. அதற்கு நீங்கள் செய்ய வேண்டியது  இதுவே.

முதலில் சார்டை உருவாக்குவதற்குத் தேவையான அட்டவணையைத் தெரிவு செய்து கொள்ளுங்கள். அடுத்து கீபோர்டில் F11 விசையை அழுத்துங்கள். அவ்வளவுதான். அடுத்த வினாடியே ஒரு சார்ட் வந்து நிற்பதைக் காணலாம்.

இன்றைய திகதியும் நேரமும்

எக்ஸலில் NOW எனும் பங்சன் (Function) இருப்பதை நீங்கள் அறிந்திருக்கலாம். இதனை செயற்படுத்தும்போது இன்றைய திகதியையும் நேரத்தையும் ஒரு செல்லில் காண்பிக்கும். உதாரணமாக =NOW( ) எனும் வடிவில் பங்சனை உள்ளீடு செய்ய விண்டொஸில் நீங்கள் தெரிவு செய்திருக்கும் திகதி மற்றும் நேர வடிவத்திற்கேற்ப திகதியையும் நேரத்தையும் காண்பிக்கும். அவ்வாறே TODAY எனும் பங்சனை செயற்படுத்தும் போது =TODAY( ) இன்றைய திகதியை மட்டும் காண்பிக்கும்.

ஆனால் இந்த பங்சன்கள் அவ்வப்போது அப்டேட் செய்யப்படும் அதாவது இந்த பங்சன பயன்டுத்தப்பட்ட பைலை மறுபடி வேறொரு தினத்தில் திறக்கும் போது திகதியும் நேரமும் மாற்றத்திற்குள்ளாகியிருப்பதைக் காணலாம். உதரணமாக எக்ஸலில் =TODAY( ) எனும் பங்சன் இன்றைய திகதியைக் காண்பிக்கும். ஆனால் நாளை இதே பைலை நாளை திறக்கும் போது இன்றைய திகதிக்குப் பதிலாக நாளைய திகதியையே காண்பிக்கும். அப்படியானால் உள்ளீடு செய்யும் இன்றைய திகதியையும் நேரத்தையும் மாறாமல் பேணுவது எப்படி? அதற்குப் பின்வரும் வழி முறையைக் கையாளுங்கள்.

திகதியை மட்டும் உள்ளீடு செய்ய கீபோர்டில் கண்ட்ரோல் (Ctrl) விசையை அழுத்திய வாறு Semicolon (;) கீயை அழுத்துங்கள். அதேபோன்று நேரத்தை மட்டும் உள்ளீடு செய்வதற்கு Ctrl – Shift விசைகளை ஒரே நேரத்தில் அழுத்திய வாறு Semicolon (;) கீயை அழுத்துங்கள். இவ்வாறு உள்ளீடு செய்யப்படும் திகதியும் நேரமும் அந்த பைலை எப்போது திறந்தாலும் மாற்றமுறாமல் இருக்கும்.

-அனூப்-